Stratégies pour conserver l’esprit d’équipe à l’heure de la COVID-19

C’est une période difficile pour nous tous. La COVID-19 est une source d’incertitude qui nous a contraints à plusieurs changements brusques dans notre manière de travailler.

Il n’est pas facile de s’adapter à ce nouvel environnement et, parfois, nous nous sentons complètement dépassés par les événements. Dans un article précédent, nous avons mentionné les mesures que nous avons rapidement adoptées chez Indeed pour répondre aux premiers jours de la crise. Depuis, nous avons en appris beaucoup plus sur ce que signifie travailler avec une main d’œuvre totalement à distance, et nous continuons d’apprendre. 

Dans cet article, je voudrais passer en revue quelques-unes des façons dont nous nous adaptons à ces conditions fluctuantes, et plus particulièrement comment nous communiquons et comment nous favorisons un sentiment d’appartenance. Ce sont des approches que nous avons trouvé efficaces… et j’espère que vous allez également les trouver utiles.

Communiquez fréquemment de façon encourageante et transparente

La COVID-19 touche non seulement notre lieu de travail, mais aussi notre manière de travailler. Nos habitudes quotidiennes ont changé, rendant l’expérience de télétravail de chacun unique. 

L’empathie est essentielle dans cette situation. Certains sont habitués à travailler dans des espaces privés, alors que d’autres ont des enfants et tentent de concilier leurs responsabilités. D’autres encore font face à un sentiment d’isolement. Cette situation difficile est en perpétuelle évolution et chacun réagit aux défis et à la pression différemment. C’est pourquoi il est important de faire preuve de tolérance et de compréhension. En misant sur la transparence et la flexibilité ainsi qu’une communication claire avec vos employés, ils sauront que vous êtes là pour eux et que vous les soutenez. 

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, voici quelques conseils pour communiquer avec votre équipe :

  1. Prévoyez du temps pour des séances de questions-réponses

Des réunions régulières permettent à tout le personnel de sentir que chacun occupe une place importante au sein de l’équipe. Chez Indeed, nous tenons des sessions bihebdomadaires de questions-réponses avec les cadres dirigeants. Au cours de ces réunions vidéographiques d’une heure, les employés peuvent soumettre et voter pour les questions auxquelles ils voudraient une réponse. Il ne s’agit pas uniquement de fournir aux employés des informations transparentes mais aussi de donner aux cadres dirigeants un aperçu des principales inquiétudes de leurs employés. Ce genre de rétroaction est très efficace et nous aide à rester connectés les uns aux autres. 

  1. Tenez tout le monde informé par courriel 

Nous avons constaté qu’envoyer des courriels de mise à jour fréquents (même s’il n’y a pas d’annonce majeure) permet de mettre les employés en confiance. Par exemple, le 12 mars, après notre première semaine de travail à distance, nous avons envoyé un bref courriel à tous les employés d’Indeed. Nous y avons inclus notre manière de répondre à la crise de la COVID-19 (offrant un suivi sur l’exposition des employés au virus); un sondage auprès des employés (comment les choses vont en ce moment), les leçons apprises (des anecdotes d’employés expliquant comment la COVID-19 les a affectés) ou encore des ressources pour les aider (les programmes et les groupes de ressources pour les employés). Ceci renforce encore plus le sentiment que nous sommes ensemble pour traverser et lutter contre cette crise ensemble.

  1. Choisissez le ton qui convient

Le ton des courriels influe largement sur la manière dont le message est perçu. C’est là l’occasion d’ajouter une note positive dans un temps d’incertitude. Nos courriels, bien que conversationnels, adoptent un ton bienveillant, empathique et encourageant… surtout quand il s’agit d’aborder les mesures à prendre pour notre santé et notre sécurité. Nous essayons également d’ajouter un peu de légèreté dans nos communications pour réduire l’anxiété et les inquiétudes, comme par exemple avec des photos de nos espaces de travail à la maison. Et bien sûr, avant d’envoyer votre courriel, il est toujours bon de se relire à voix haute.

  1. Faites des expériences pour voir ce qui marche

Nous avons fait, et faisons toujours, des expériences en termes de longueur et de fréquence des courriels. Vous ne voulez pas inonder vos employés avec des messages, mais vous voulez être certains de répondre à leurs questions et inquiétudes.

Aidez les employés à s’ajuster au travail à distance 

Nous pouvons, bien sûr, faire bien plus que d’envoyer des courriels. Nous réfléchissons constamment à la manière de faciliter cette transition autant que possible pour que les équipes puissent continuer à être productives. Voici certaines des initiatives que nous avons prises pour aider les employés à s’ajuster au travail à distance :

  • Programmes d’assistance aux employés : les entreprises peuvent offrir des ressources telles que des services d’assistance téléphonique tiers et anonymes, ou encore de l’assistance directe par les gestionnaires. Ces approches ont pout but d’aider les employés qui font face à l’anxiété, à l’isolement ou qui ont besoin de parler à quelqu’un des changements de leurs conditions de travail. Les méthodes varieront en fonction des ressources que vous avez, mais le principe de disponibilité à écouter s’applique à toutes les entreprises.
  • Événements virtuels : que ce soit pour le déjeuner, le dîner ou les 5 à 7, nous voyons de plus en plus d’employés organiser des événements virtuels pour rester en contact avec les autres, en face à face même si c’est via un écran. Voici certains des outils de communication gratuits les plus populaires dans le milieu de travail : Zoom, Skype et Google Hangouts .
  • Outils de communication : Au sein de différentes entreprises, les employés créent des liens, socialisent et s’entraident. Étant donné que l’aspect social du travail est important, il est primordial qu’il soit conservé malgré la situation de télétravail généralisé. La communication dans le milieu de travail et les outils de collaboration comme Trello et Slack visent à garder les employés en contact et à les maintenir impliqués. Sur notre chaîne Slack, nous avons même créé un club #WFH-cooking (cuisiner en travaillant à la maison) pour que les employés partagent leurs délicieuses idées de repas.

Lâchez prise sur ce que vous ne pouvez pas contrôler

Étant donné que de plus de plus d’entreprises optent pour le télétravail et que les écoles ont été fermées un peu partout, nous comprenons que nos journées de travail se feront avec plus de distractions. Il n’est pas rare d’entendre aboyer un chien ou de voir les enfants en arrière-plan des conversations vidéo. Nous acceptons ces interruptions et nous voyons en elles une occasion d’en apprendre plus sur chacun. 

Avec nos nouvelles structures de travail à distance, nous avons un aperçu de la vie de nos employés. En effet, nous rencontrons les membres de leur famille, nous en apprenons plus sur les rénovations de leur maison ou sur les tableaux accrochés à leurs murs. 

De cette façon, malgré la distance physique, le télétravail nous rend encore plus proches. 

Demandez à votre équipe comment elle gère la situation  

Lorsque nous développons une culture de confiance, de transparence et de communication, il est important de constamment demander aux employés comment ça se passe pour eux. Les rétroactions des employés ne nous éclairent pas uniquement sur les décisions prises dans l’entreprise, mais jouent également un rôle fondamental sur l’amélioration de l’implication des employés. 

Il y a quelques semaines, nous avons envoyé un sondage aux employés d’Indeed à travers le monde et nous avons eu un bon taux de réponse. Plusieurs employés apprécient de ne plus avoir à utiliser le transport en commun (81 %) mais les contacts avec les autres leur manquent (75 %). Et malgré les distractions et les interruptions plus fréquentes, les employés (84 %) restent productifs à la maison. 

En ayant cela à l’esprit, nous sommes résolus à apprendre de cette expérience, d’identifier les bons côtés de cette expérience – les outils, les tactiques et les conseils qui nous ont permis de conserver l’esprit d’équipe – et de les garder avec nous quand nous reviendrons au bureau.

Bien que nous en ayons appris beaucoup au cours des dernières semaines, nous n’avons pas toutes les réponses, et personne ne les a. Nous espérons que nos expériences et leçons apprises seront inspirantes pour ceux qui cherchent des solutions en ce temps d’incertitude. Nous avons une occasion unique de nous entraider et d’apprendre de chacun. Il va sans dire qu’exprimer ses pensées, ses idées et des stratégies est plus important que jamais.