Meilleures pratiques pour le travail à la maison

En raison de la propagation de la COVID-19, de nombreuses entreprises ont demandé à leurs employés de travailler de la maison. D’autres entreprises ont suivi leur exemple et les gouvernements encouragent la fermeture de certains commerce au fur et à mesure que les effets du virus se manifestent. Même si cette transition peut sembler très simple, travailler de la maison peut présenter son lot de défis, particulièrement en ce qui a trait à la productivité, à la communication et à la motivation.

Dans cet article, nous vous présentons les meilleures pratiques en matière de travail à la maison pour vous aider à rester motivés, productifs et en santé.

Rester productif tout en travaillant à distance

Bien que travailler de la maison présente de bons côtés, certains aspects peuvent être indésirables. Les courses, les tâches ménagères, les autres membres de la famille ou les colocataires, la télévision, les réseaux sociaux, les animaux de compagnie… une foule de distractions peuvent détourner votre attention. Voici quelques conseils pour éliminer les distractions et optimiser votre productivité lorsque vous travaillez de votre domicile :

1. Habillez-vous pour travailler

Il peut être tentant de sortir du lit et de se diriger directement vers l’ordinateur dans son pyjama. Dans vos vêtements de nuit, vous mettre en mode « productivité » pourrait être très difficile. Essayez de suivre vos mêmes habitudes matinales afin de bien séparer le travail de votre vie personnelle.

Plutôt que votre trajet habituel jusqu’au bureau, trouvez une autre activité pour stimuler votre productivité, comme marcher, faire un entraînement modéré ou pratiquer la méditation. Ensuite, enfilez des vêtements, préparez-vous pour la journée, puis prenez un déjeuner sain et équilibré. Une fois habillé pour vos tâches de la journée, vous vous sentirez plus motivé. C’est aussi une bonne pratique à adopter en cas de réunion imprévue par vidéo.

2. Établissez un horaire de travail et respectez-le

Il est important de planifier les heures de travail et de les séparer de votre temps personnel. Discutez de votre horaire de travail avec votre superviseur, puis indiquez sur votre calendrier les périodes où vous êtes disponible.

Voici quelques conseils pour gérer votre horaire quotidien et optimiser votre productivité :

  • Commencez chaque journée par un survol des tâches que vous devez accomplir pour atteindre vos objectifs de la journée et de la semaine;
  • Triez vos tâches en ordre de priorité en tenant compte du temps nécessaire pour chaque tâche, de leur complexité et de leur importance;
  • Faites une mise à jour sur l’avancement des projets à votre superviseur et aux autres membres de votre équipe à la fréquence convenue;
  • Prenez des pauses régulières à des heures prédéterminées pour vous étirer, sortir et reposer votre cerveau.

Notre santé et notre productivité peuvent être affectées négativement lorsque nous ne donnons pas de répit à notre corps et à notre esprit à des intervalles réguliers. Le cerveau est comme tous les autres muscles : il a besoin de repos. Ces pauses peuvent prendre diverses formes, par exemple :

  • Méditer;
  • Lire un chapitre d’un livre;
  • Écouter un balado;
  • Faire une courte séance de yoga;
  • Faire une promenade.

3. Créez un espace dédié au travail

Lorsque cela est possible, il est préférable de consacrer un endroit uniquement au travail. Travailler à partir d’un espace dédié vous aidera à séparer les activités du travail de celles de la maison et augmentera votre productivité. Faites savoir à vos amis et aux personnes qui vivent avec vous que même si vous travaillez de la maison, vous n’êtes pas disponible pendant les heures de travail que vous vous êtes fixées.

La technologie vidéo est aussi un excellent outil pour tirer parti du travail à distance. Elle aide à rester en contact, et ce, même si vous et les membres de votre équipe êtes très loin les uns des autres. Pour optimiser vos réunions par vidéo, assurez-vous de :

  • Tester le microphone, les haut-parleurs et la caméra de votre ordinateur avant les réunions importantes pour vérifier qu’ils fonctionnent;
  • Prendre conscience du décor derrière vous pendant les réunions et porter une tenue professionnelle au besoin;
  • Utiliser votre caméra vidéo si cela est une option, car la caméra favorise une compréhension et une communication optimales.

4. Évitez l’épuisement

Le fait de fusionner votre environnement de travail et votre domicile peut brouiller certaines frontières et vous faire oublier de prendre des pauses. Entendez-vous avec votre superviseur et votre équipe sur le travail attendu pour que vous puissiez vous concentrer davantage sur les résultats que sur le temps passé à travailler.

Si vous vous sentez surmené, créez des rituels de début et de fin de travail, planifiez des moments de mouvement forcé (comme promener le chien, vous étirer à des moments prédéterminés) et apportez un élément de jeu à vos pauses. Par exemple, essayez la technique pomodoro : concentrez-vous pendant 25 minutes de travail assidu, puis prenez une pause obligatoire de 5 minutes.  Il existe d’autres façons de créer des limites entre le temps de travail et le temps personnel :

  • Éteignez l’ordinateur à la fin de la journée;
  • Évitez de lire vos courriels ou d’ouvrir le clavardage une fois que vous avez décidé d’arrêter de travailler;
  • Planifiez une activité qui commence environ au même moment que vous prévoyez arrêter de travailler, comme aller vous entraîner, faire des courses ou voir un ami.

Communiquer avec vos collègues à distance

Lorsque vous travaillez de la maison, les communications en personne sont limitées. Cela signifie que vous ne pouvez plus compter sur les conversations anodines, le langage corporel ou les expressions faciales pour consolider vos relations. Pour maintenir des communications saines avec vos collègues tout en travaillant à distance, voici quelques conseils pratiques :

1. Organisez des réunions debout quotidiennes ou hebdomadaires

Pour les équipes de développement, les réunions debout quotidiennes rassemblent l’équipe principale et permettent de faire état de l’avancement des projets et de signaler les obstacles rencontrés. Dans une réunion debout typique, chaque personne se prépare à répondre à trois questions :

  • Sur quoi ai-je travaillé hier?
  • Sur quoi vais-je travailler aujourd’hui?
  • Quels problèmes m’empêchent d’avancer?

Le renforcement quotidien généré par la communication des réussites et des objectifs individuels aide l’équipe à rester motivée vis-à-vis de sa contribution générale dans l’organisation.

2. Utilisez le clavardage comme votre « bureau principal »

Beaucoup d’entreprises et d’équipes utilisent le clavardage pour discuter du travail et de la vie personnelle. Vous pourriez envisager de créer un groupe de clavardage où chaque personne pourrait discuter de sujets non reliés au travail, comme la cuisine, l’exercice ou leurs animaux de compagnie. De plus, songez à utiliser le clavardage aussi souvent que possible pour discuter des objectifs principaux et des progrès effectués.

3. Évitez les problèmes de communication

Communiquer à distance peut mener à des problèmes de communication et à des malentendus. Cela est en partie dû au fait que la richesse des communications face à face (y compris le langage corporel et les expressions faciales) tend à disparaître à l’écrit.

Si vous remarquez plusieurs échanges sur un même sujet ou encore que le ton monte dans les communications, pensez à décrocher le téléphone ou à passer un appel vidéo. Si vous vous sentez blessé ou agacé par le message de quelqu’un, rappelez-vous que nous avons tendance à percevoir les messages neutres comme des messages négatifs. En cas de doute, parlez-en. Posez des questions pour comprendre les intentions de votre collègue.

4. Maintenez l’esprit d’équipe

Lorsque vous travaillez de la maison, il est plus important que jamais de créer un espace pour interagir avec vos collègues en dehors des mises à jour sur les avancements et les projets. Le travail à distance peut donner lieu à un sentiment de solitude et prendre les gens au dépourvu. Voici quelques façons de rester en contact tout en travaillant de la maison :

  • Considérez le clavardage comme un substitut pour les conversations autour de la machine à café et les 5 à 7;
  • Planifiez un appel vidéo sur l’heure du dîner pour discuter des sujets qui vous intéressent, comme un livre que vous avez choisi de lire en groupe ou les mets que vous aimez cuisiner lorsque vous travaillez de la maison;
  • Organisez des activités virtuelles de consolidation d’équipe, car celles-ci peuvent aider à remplacer les communications en personne, qui ne sont pas possibles avec le travail à distance.

Gérer une équipe à distance

Gérer une équipe à distance peut présenter son lot de défis, surtout si cette situation est nouvelle pour vous ou votre équipe. La planification, la communication et une bonne définition des attentes peuvent aider à maintenir un bon niveau de satisfaction et de productivité.

Voici quelques conseils pour vous aider à gérer une équipe à distance :

1. Communiquez vos attentes de façon claire

Consacrez du temps à la planification. Que devez-vous accomplir? Quelles sont les dates d’échéance? Quels changements devront être apportés pour respecter votre stratégie et vos objectifs trimestriels originaux? Mettez le tout par écrit, puis discutez-en avec votre équipe. Créer un document auquel vous pourrez vous reporter vous évitera des malentendus. Vous pouvez également partager ce document aux autres parties prenantes et équipes avec lesquelles vous collaborez.

S’il y a lieu, planifiez une réunion d’équipe pour discuter des nouvelles attentes et des changements apportés pour accommoder le travail à distance. À l’ordre du jour, assurez-vous d’inclure :

  • Les personnes responsables de chaque objectif;
  • La fréquence à laquelle les mises à jour auront lieu ainsi que le format de ces mises à jour (par écrit, par discussion vidéo, lors des réunions debout, par enregistrement, etc.);
  • Les normes de communication (la technologie à utiliser pour chaque type de message, les délais de réponse attendus, les périodes d’indisponibilité, etc.)

2. Accordez une attention particulière à vos discussions individuelles

Les discussions individuelles permettent de vérifier que vous et chaque membre de votre équipe travaillez ensemble vers les mêmes objectifs, que les tâches effectuées correspondent aux tâches les plus importantes et, surtout, que l’engagement et le bien-être de votre équipe sont au rendez-vous.

Les mises au point régulières évitent que les problèmes majeurs s’enveniment, permettent de recevoir et de donner des rétroactions régulières et immédiates et favorisent les communications ouvertes. Les discussions individuelles avec les membres de votre équipe revêtent une dimension importante, voire critique, lorsque vous gérez une équipe à distance. Essayez de consacrer de 30 minutes à une heure chaque semaine à chacun de vos subordonnés directs.

Tirer le meilleur parti des discussions individuelles

De nombreux facteurs dictent la meilleure structure à adopter lors de vos réunions pour assurer les meilleurs résultats possible, notamment les besoins émotionnels des gens que vous gérez, votre relation avec eux et leur niveau d’expérience. L’élément le plus important pour une discussion individuelle est de créer un climat où les gens sont à l’aise de discuter de leurs préoccupations et des problèmes qu’ils rencontrent. Ces discussions sont principalement destinées à aider les employés, et leur participation est vitale.

Conseil d’expert : Créez un ordre du jour et partagez-le à l’employé concerné. Cela vous aidera à fournir du contexte avant la réunion et permettra aux deux parties de s’approprier la rencontre. Faites une estimation du temps que vous souhaitez passer sur chaque point.

Compte tenu de la couverture médiatique constante et de la situation changeante concernant la COVID-19, sans compter la nouveauté que représente le travail à domicile pour plusieurs, certains membres de votre équipe pourraient se sentir tendus ou encore dépassés par les événements. L’une de vos responsabilités en tant que gestionnaire est de vous assurer que votre équipe se sent soutenue et informée en tout temps.

Commencez vos réunions individuelles par une question ouverte. Cela permet de faire ressortir les sujets importants qui pourraient préoccuper les membres de votre équipe. Voici quelques suggestions de questions à poser pour commencer vos réunions individuelles :

  • Comment te sens-tu?
  • Quel est ton état d’esprit en ce moment?
  • Considères-tu que les tâches prioritaires sont bien définies?
  • Te sens-tu bien informé?
  • Te sens-tu isolé du reste de l’équipe?
  • Qu’est-ce que tu trouves le plus motivant ces jours-ci?
  • Qu’est-ce qui te préoccupe le plus?
  • Que puis-je faire pour t’aider?

Une fois que vous aurez pris soin de bien écouter leurs réponses, cherchez à trouver des solutions et à faciliter leur mise en place. Trouvez ce qui les motive, comment vous pouvez les guider et éliminer les obstacles pour qu’ils atteignent leurs objectifs et accomplissent un travail exceptionnel.

3. Offrez des rétroactions fréquentes

Si les employés sont habitués à travailler dans un bureau où ils reçoivent des rétroactions tous les jours, le silence et la distance pourraient créer un climat d’incertitude et de confusion. Il est facile de penser que notre travail n’est pas à la hauteur lorsque personne ne nous dit le contraire. Les rétroactions fréquentes aident à faire le point avec les employés, assurent que chaque personne est sur la même longueur d’onde et réduisent le risque de surprises ou de désaccords lors d’une réunion plus formelle.

4. Communiquez l’information pertinente rapidement, de manière inclusive et ordonnée

Tenez les employés informés en communiquant l’information à l’ensemble de l’équipe au moment opportun. Votre leadership est essentiel dans la communication des renseignements importants aux membres de votre équipe. Prenez soin de bien comprendre l’information, son importance et ce qui est attendu de votre équipe.

Choisissez le bon moyen de communication ou une combinaison de plusieurs canaux selon le message et ses implications. Pour certains messages, il pourrait être nécessaire d’envoyer un courriel, puis de tenir une réunion d’équipe. Lorsque vous travaillez à distance, particulièrement au début, il est préférable de miser sur une communication abondante. Parfois (et selon votre style de communication), vous pourriez remplacer un long courriel par une communication par vidéo.