Engagement véritable : réussir vos entretiens individuels

Les entretiens individuels peuvent parfois ressembler à une visite chez le médecin. La plupart des gens en ont besoin et certains en ont une peur panique. Mais si vous y allez, si vous communiquez les renseignements nécessaires et si vous travaillez ensemble, votre santé s’améliorera et vous éprouverez tous les deux un véritable engagement pour votre bien-être.

Que vous soyez dans le bureau de votre médecin ou que vous participiez à un entretien individuel, les risques de ne pas travailler de pair peuvent véritablement avoir de graves conséquences. Si un tel entretien se passe mal, vous pouvez perdre du temps ou créer du ressentiment. Mais des entretiens fructueux vous permettront de construire un climat de confiance et vous aideront à cerner les problèmes avant qu’ils ne s’enveniment. Par ailleurs, l’échange d’informations durant ces rencontres régulières peut mener au renforcement de la fidélisation et de l’engagement.

Nous allons maintenant examiner quatre conseils qui pourraient aider autant les gestionnaires que les employés à améliorer leurs entretiens individuels : déterminer les sujets couverts, écouter et apprendre, développer une relation de confiance et honorer vos engagements.

Conseil no 1 : préparer une liste de sujets

La création d’un ordre du jour pour chacune de vos réunions fournit une structure, ce qui vous permet de vous concentrer et de tirer avantage de votre temps en tête-à-tête. Avant la réunion, chaque personne devrait préparer une liste de sujets organisés du plus important au moins important. Si vous devez discuter de sujets très importants, il serait sage d’échanger vos listes au préalable afin de vous donner le temps de vous préparer.

Vous pouvez discuter de plusieurs points dans un entretien individuel, mais voici quelques scénarios qui pourraient vous aider à préparer votre liste de sujets :

Scénarios pour les gestionnaires et les employés :

  • Le point le plus important que j’ai besoin d’entendre.
  • Le point le plus important dont j’ai besoin de discuter.
  • Les points sur lesquels je peux aider.
  • Les points sur lesquels j’ai besoin d’aide.
  • Possibilités de développement professionnel (formation officielle pour un avancement professionnel, p. ex. formation axée sur les compétences, conférences et certifications).
  • Sujets pour les prochaines rencontres.

Autres scénarios pour les gestionnaires :

  • Réussites, reconnaissance, gratitude.
  • Mentorat (p. ex. suggestions pour améliorer les communications, la gestion du temps et la responsabilisation).
  • Objectifs pour les employés (objectifs auto-identifiés, mesurés à intervalles réguliers).
  • Informations sur l’entreprise.

Autres scénarios pour les employés :

  • Obstacles, frustrations.
  • Mesures particulières, délais et étapes suivantes.

Afin de vous assurer de ne rien oublier, conservez une copie de votre liste devant vous et barrez les éléments au fur et à mesure.Vérifiez auprès de l’autre personne pour vous assurer que chacun a pu s’exprimer et que vous vous entendez sur les principaux éléments à retenir avant de passer au sujet suivant. Soyez disposé à réorienter la conversation lorsque de nouveaux sujets sont proposés et notez-les sur l’ordre du jour si vous désirez vous y référer plus tard.

Avant que la réunion ne se termine, vérifiez que vous avez abordé tous les principaux sujets dont vous vouliez discuter et passez en revue les sujets non réglés qui doivent être approfondis la prochaine fois.

Conseil no 2 : écouter, apprendre et collaborer

Les réunions en tête-à-tête peuvent être la meilleure façon d’établir une communication efficace et d’échanger des renseignements sensibles entre les gestionnaires et les employés. Trouvez un espace privé pour être totalement concentré, coupez tous deux la sonnerie de votre téléphone et fermez la porte.

Le fait d’exposer vos idées et d’écouter attentivement l’autre personne contribue à encourager les échanges honnêtes et une coopération fructueuse. Acceptez de suivre quelques règles de base :

  • Écoutez pour comprendre et pour apprendre de l’autre, et non uniquement pour cerner votre réponse.
  • Donnez à la personne qui écoute le temps de réfléchir et de répondre avant d’intervenir.
  • Travaillez ensemble pour résoudre le problème au lieu de simplement souligner une logique bancale.
  • Exprimez clairement vos intentions et vos raisonnements afin que l’autre personne n’ait pas à deviner ce que vous voulez dire.
  • Posez des questions ou offrez des points de vue ou des observations réfléchis pour démontrer que vous participez activement.

Et parce que vous avez peu de temps, réfléchissez soigneusement à la façon dont vous allez traiter les sujets délicats ou complexes. Lorsque vous abordez des préoccupations, assurez-vous de demeurer centré sur le sujet et évitez d’être trop négatif ou critique.

Conseil no 3 : développer une relation de confiance

Vous évoluez dans un environnement de travail animé. Toutefois, le fait de garder du temps pour des entretiens individuels réguliers est un précieux investissement pour vos relations de travail. De solides relations permettent de construire des équipes plus efficaces, et de meilleures équipes permettent d’obtenir de meilleurs résultats.

Lorsque vous créez un environnement sécuritaire dans lequel les gens sont à l’aise de parler librement, vous serez plus en confiance pour discuter d’un éventail de sujets. Commencez par faire le point. Demandez à l’autre personne comment elle se sent au travail et si elle veut discuter de certaines préoccupations. Gardez du temps pour une vraie réponse et donnez aussi une réponse honnête.

Il est possible de discuter un peu, mais faites attention à ne pas franchir les limites. Évitez les sujets épineux, comme la politique ou les conflits familiaux. Demeurez plutôt sur des sujets neutres, comme les projets de fin de semaine, les destinations de vacances, les animaux de compagnie, les livres, les films et les passe-temps. Complimentez les autres employés lorsque cela est approprié, mais évitez les commérages. Si des préoccupations légitimes affectent votre productivité, un entretien individuel est le moment parfait pour en discuter.

Conseil no 4 : récompenser les résultats et démontrer du respect mutuel

Les gens ressentent un sentiment d’appartenance plus fort lorsqu’ils se sentent respectés. Reconnaître le bon travail et respecter vos engagements démontrent un respect mutuel.

Si l’autre personne fait un excellent travail, dites-le-lui et félicitez-la. Soyez précis sur les effets positifs. Si vous avez utilisé une de ses idées ou si vous l’avez étudiée avec d’autres membres de votre équipe, dites-le-lui.

Honorez le temps partagé en respectant votre horaire de réunion. Si vous devez reporter une rencontre, veuillez le faire le plus tôt possible et essayez de la planifier dans la même semaine.

Un dernier commentaire

Les entretiens individuels sont l’un des outils de productivité les plus efficaces que possèdent les gestionnaires et les employés. Pour tirer le plein potentiel de ces rencontres, assurez-vous d’élaborer un ordre du jour, d’écouter et d’apprendre, de développer une relation de confiance et de respecter l’horaire.

En mettant en pratique ces conseils, il est très probable que vous terminiez ces entretiens en étant plus satisfaits et plus motivés. Ceci aide à développer des relations plus solides entre les gestionnaires et les employés, ce qui aide aussi à engager et à garder les membres de l’équipe. Tout le monde y gagne.

Paul Wolfe est le vice-président principal des ressources humaines chez Indeed.