Cinq astuces productives pour faire gagner du temps aux recruteurs

Les recruteurs savent bien que le temps est une précieuse ressource. Le temps passé avec des partenaires de recrutement et des candidats est inestimable pour un recrutement réussi. Cependant, les nombreuses variables avec lesquelles nous jonglons, des prérequis changeants, des échéanciers mobiles et l’horaire chargé des candidats, peuvent facilement gruger ce temps. Simplifier les candidatures, améliorer les processus et mettre à profit la technologie pour aider à automatiser les tâches répétitives vous libèrent pour faire ce que vous faites le mieux : aider les gens à se trouver un emploi.

Voici cinq façons d’améliorer votre productivité tout de suite :

1. Rationalisez votre processus de mise en candidature

Votre système de réception de candidatures est souvent l’introduction du candidat à votre entreprise et une fenêtre sur votre processus de recrutement général. Si le processus est simple et intuitif, des candidats qualifiés sont plus susceptibles de le terminer. Si le processus est difficile à utiliser et demande beaucoup de travail, les chercheurs d’emploi pourraient se décourager et vous pourriez rater l’occasion de trouver d’excellents talents.

Jetez un coup d’œil sur le nombre de candidatures incomplètes sur votre site carrière et vérifiez le taux de rebond* (le pourcentage d’internautes qui quittent votre site après n’avoir vu qu’une seule page). Ceci vous donnera une perspective sur le nombre de personnes qui restent pour compléter le formulaire et le nombre qui abandonnent.

Essayez votre processus de candidatures vous-même. Concentrez-vous sur la facilité d’utilisation et le délai pour terminer. Si vous éprouvez de la frustration, vos candidats en éprouveront aussi. Que faire? Simplifiez, simplifiez, simplifiez! Demandez ce dont vous avez vraiment besoin de savoir et laissez les détails pour plus tard dans le processus.

Netflix* est un bon exemple : le candidat télécharge son CV, puis il entre son nom, son courriel et son numéro de téléphone. Il envoie et c’est tout. Pas de temps mort, nul besoin d’entrer de nouveau ses renseignements et pas de « roue de la mort ». Un processus rationalisé résultera en des candidats plus heureux et un excellent bouche-à-oreille alors qu’ils partageront leur expérience avec leurs réseaux personnels.

2. Créez des alertes-courriels pour vous signaler des CV qualifiés

La validation de CV peut vraiment accaparer votre journée, mais ne craignez rien! Il y a des outils que vous pouvez utiliser pour réduire le temps que vous passez à faire cette tâche répétitive.

Par exemple, Indeed CV est une base de données de CV à consulter avec plus de six millions de CV au Canada. Sa fonctionnalité de recherche avancée vous permet de filtrer le titre d’emploi, les compétences, les entreprises pour lesquels le candidat a travaillé et même les domaines d’étude. Vous pouvez aussi faire des recherches par ville et province.

Une fois que vous avez soumis vos expressions de recherche, vous recevrez une liste filtrée de cv qualifiés. Vous choisissez celui que vous voulez examiner plus en profondeur et vous sauvegardez ceux que vous aimez le mieux pour plus tard.

Vous pouvez aussi créer des alertes-courriels automatisées pour chaque ensemble de critères de recherche. Chaque matin, vous recevrez un courriel avec des liens à des nouveaux CV et des CV actualisés afin de pouvoir rapidement vous mettre à jour sur les talents à votre disposition.

C’est beaucoup plus efficace que l’ancienne méthode de trier les CV manuellement.

3. Utilisez un outil de planification pour préparer efficacement des entrevues

Planifiez des entrevues prend temps et efforts. De plus, il est difficile de ne pas se perdre lorsque vous avez des rôles multiples à remplir. Vous pouvez vous faciliter la tâche en laissant les candidats planifier leurs propres entrevues.

Ceci réduit l’aller-retour et est beaucoup plus efficace. Cela permet d’éviter un grand nombre de personnes qui ne se présentent pas few. Pourquoi? Parce que les candidats choisissent un temps qui leur convient plutôt que d’avoir un recruteur qui leur dit quand se présenter selon leur idée d’un horaire idéal.

Des outils comme Calendly*, Pick* and Vyte.in* redonnent le contrôle aux candidats en affichant les heures de réunion disponibles et leur laissant choisir leur propre plage horaire. La plupart des outils sont compatibles avec de multiples calendriers et certains offrent également des versions sur cellulaire, rendant l’exercice facile et rapide pour tout le monde de s’entendre en quelques clics.

4. Créez un modèle de courriel pour les messages fréquemment envoyés.

Si vous êtes constamment en train d’écrire et de réécrire les mêmes types de courriels aux candidats, réduisez les maux de tête en créant des modèles pour ceux que vous envoyez le plus fréquemment (p. ex. prévoir une entrevue, confirmer des entrevues, demander des références, etc.). Bien que vous devriez prendre soin d’inclure des détails personnels dans chaque courriel particuliers au candidat que vous contactez, plusieurs éléments peuvent rester les mêmes.

Faites le suivi des courriels que vous avez tendance à réécrire à nouveau. Sauvegardez-les dans une feuille de calcul, votre application de prise de notes préférée ou votre système de suivi de candidatures (ATS) et utilisez-les à volonté. J’ai trouvé utile de créer des catégories « si-alors » pour les modèles afin de le rendre plus faciles à trouver, comme « si offre », « si pas d’offre », « si expérience », « si échelon de base », « si déménagement » et « si local ».

Voici un exemple d’un modèle d’offre d’embauche* :

« Félicitations! [entreprise] est heureuse de vous offrir le poste de [titre]. Vos compétences et votre expérience conviennent parfaitement à l’emploi. Tel que discuté, votre date de début est le [date]. Le salaire de base est [XYZ $], et vous serez sous la supervision directe de [prénom nom]. Si vous acceptez cette offre d’embauche, veuillez la signer, la dater et la retourner avec les documents (ci-joints) dûment remplis. Nous savons que vous serez un excellent ajout à [company] et nous avons hâte de commencer à travailler avec vous!”

Pensez soigneusement à ces situations et ce qui reste constant, puis incluez ceci dans un modèle qui reflète votre ton de voix et l’identité de votre entreprise.

5: Établissez un cercle de rétroaction pour apprendre et vous améliorer

Si vous voulez juger votre rendement et trouver des façons d’améliorer vos efforts de recrutement, créez un bref sondage pour que les candidats y répondent une fois que l’emploi est comblé. Cela fournira des perspectives mesurables pour vous aider à modifier vos processus de candidatures et d’entrevue. Ajoutez un champ vide pour les commentaires et assurez-vous de remercier chaque candidat d’avoir postulé et d’avoir répondu au sondage.

Chez Indeed, nous demandons à chaque candidat de la rétroaction. Rester bref et simple est important si vous voulez un bon taux de réponse. Notre sondage sur l’expérience candidat comptent 10 aspects que nous mesurons; c’est efficace pour obtenir de l’information concrète sur comment nous communiquons, à quel point les candidats sont satisfaits et s’ils nous recommanderaient à leurs collègues. Cela nous donne des perspectives de grande valeur sur ce qui fonctionne bien et ce qui doit être changé.

Pour conclure

Embaucher les meilleurs candidats pour vos rôles à combler est ce qui importe le plus. Plus vous pouvez automatiser et raffiner vos processus de candidatures et de recrutement, plus vous aurez de temps pour cibler vos efforts.

Des outils comme des applications intuitives en ligne, des alertes-courriels, des planificateurs, des modèles et des sondages vous aident à découvrir de nouvelles façons d’améliorer vos processus en gagnant du temps pour l’aspect humain du recrutement, comme l’évaluation de l’expérience d’employés potentiels et connectez avec des candidats pour bâtir des relations à long terme.

Ed Delgado est directeur de repérage de candidats à l’échelle internationale (Global Sourcing) chez Indeed.